Pacotes de conferências – sensatos ou arriscados?

Estamos a preparar o lançamento da nossa plataforma para reservas de eventos em adegas.

Quando regista a sua adega pela primeira vez, há (infelizmente) um pouco de trabalho envolvido, mas depois torna-se mais fácil:

Por que ter uma secção de “pacotes de conferências”?

As adegas não são hotéis de conferências tradicionais. No entanto, muitas delas há muito que prestam serviços ao segmento de eventos: casamentos, celebrações empresariais, incentivos, workshops.

E isso compensa duas vezes: a adega recebe receitas do evento e, muitas vezes, ganha novos clientes para os seus vinhos.

1. O pacote da conferência – orientações para as empresas

As empresas querem saber aproximadamente quais serão os custos que irão incorrer. Os hotéis de conferências têm quartos fixos, equipamento audiovisual, cozinhas e serviços.

As adegas são diferentes: o ambiente é ótimo, mas os quartos são individuais, o pessoal é flexível e o equipamento é variável.

Em troca, as adegas oferecem algo que os hotéis não podem oferecer: 🍇 um cenário extraordinário 🍷 apelo emocional 🏞️ experiências como degustações, visitas guiadas e passeios pelas vinhas.

O melhor exemplo de um evento em equipa é o oferecido pela Bodega Otazu, em Navarra, Espanha, que eu aprecio muito:

“Experiência exclusiva ‘Adega Privada’: Pode colaborar na criação de um vinho e adquirir um barril de 225 litros do vinho concebido pela equipa. No final do período de envelhecimento, o vinho é engarrafado e enviado aos participantes. Receberá 300 garrafas exclusivas com um rótulo concebido por si.”

Resumindo:

Os hotéis são fábricas.

As adegas são estúdios de artistas.

2. As adegas devem publicar os preços dos pacotes?

2.1 Confiança e pré-seleção

Dá às empresas interessadas uma ideia preliminar do que podem esperar em termos de preço. Por exemplo, pode citar preços de pacotes “clássicos” para que as pessoas possam ver como eles diferem dos locais habituais para eventos, ou seja:

Pacote 1: €59-89 por pessoa:

• Sala de eventos
• Equipamento audiovisual (AV)
• 2 pausas para café
• Almoço
• Bebidas não alcoólicas
• Equipamento padrão
• Wi-Fi

Mas como os espaços podem variar muito (salão de baile, adega abobadada, etc.), talvez seja melhor deixar o espaço do evento de fora. O segredo aqui é ser flexível.

2.2 Da navegação à consulta

Graças à transparência dos preços, os planeadores corporativos podem avaliar a compatibilidade orçamental mais rapidamente e passar da pesquisa à consulta. Mais consultas = maior conversão.

2.3 Demonstrar profissionalismo e comercialização

Um preço mostra que o local montou pacotes, calculou os custos e está pronto para receber clientes corporativos. Isso atende às expectativas dos organizadores de eventos, que estão acostumados com salas de conferência em hotéis com “pacotes de conferência diários” publicados. Isso reforça o profissionalismo.

2.4 Filtrar leads inadequados

Ao especificar um preço mínimo inicial ou “a partir de X € para 30 pessoas”, o local pode filtrar os compradores cujos orçamentos estão muito abaixo do que o local pode oferecer. Isto poupa tempo.

3. Riscos da publicação de taxas fixas

3.1 Perda de flexibilidade de preços e segmentação

Os eventos empresariais variam frequentemente muito, dependendo do tamanho do grupo, da duração, da época do ano, da exclusividade desejada, do tipo de catering, da tecnologia necessária e das expectativas da empresa.

Se uma adega divulgar publicamente um preço fixo para este serviço, pode rapidamente parecer que todos os eventos são iguais. Isto significa que a adega perde flexibilidade: torna-se mais difícil responder a pedidos de alta qualidade, criar ofertas individuais ou vender serviços adicionais.

Além disso, muitos clientes corporativos esperam ter a oportunidade de negociar. Um preço fixo e visível pode, portanto, dissuadir bons clientes potenciais ou até mesmo criar falsas expectativas para orçamentos maiores.

Para evitar esse efeito, uma vinícola pode trabalhar com “preços iniciais”, faixas de preço ou ofertas de amostras não vinculativas — isso mantém a transparência e a flexibilidade.
3.2 Comparação de produtos e pressão sobre as margens

3.2 Comparação de produtos e pressão sobre as margens

Quando os preços são divulgados publicamente, os potenciais clientes muitas vezes comparam automaticamente os diferentes locais entre si. No caso de locais excecionais em adegas – caracterizados pelo terroir, ambiente e uma história especial –, existe então o risco de a oferta ser reduzida a um simples valor de “preço por pessoa”, em vez de ser reconhecida a sua qualidade especial.

Curiosamente, estudos sobre pacotes promocionais também mostram que uma menor transparência nos preços individuais de um pacote pode, na verdade, aumentar a intenção de reserva, porque os clientes se concentram mais na experiência global.

Em vez de se envolverem numa guerra de preços, as vinícolas podem garantir que a sua personalidade e os seus pontos de venda exclusivos estejam em destaque e que o preço não seja o único fator decisivo, apresentando habilmente o seu valor agregado.

3.3 Atrair leads inadequados

Preços baixos visíveis podem atrair empresas com orçamentos limitados e pouca rentabilidade (grupos pequenos, gastos mínimos, custos operacionais elevados e baixos retornos). O local pode receber muitas consultas de compradores que se concentram no custo, em vez do valor geral, dificultando a venda de serviços adicionais.

3.4 Poder de negociação reduzido e ancoragem estratégica

Em eventos B2B, preços e negociações andam de mãos dadas. Se um preço cotado se torna fixo, alguns compradores podem negociar uma redução ou esperar descontos. Ocultar o preço público — ou indicar “preço sob consulta” — pode preservar o poder de barganha e permitir que o local explore o orçamento do cliente, personalize a oferta e obtenha maior valor.

4. Conclusão

No contexto B2B das adegas, a decisão de publicar preços de pacotes não é uma resposta simples de sim ou não, mas depende crucialmente da padronização versus personalização, das expectativas do comprador, da variabilidade dos custos e do posicionamento competitivo. A literatura do setor de hotelaria e turismo confirma que a transparência dos preços promove a confiança e reduz as perdas por atrito, mas também aponta que, no caso de ofertas de pacotes complexos, uma menor transparência pode aumentar a intenção de compra. (Ver: https://www.frontiersin.org/journals/psychology/articles/10.3389/fpsyg.2022. 1053135/full)

É por isso que decidimos incluir a secção “Pacotes de conferências” na plataforma.

Tem alguma experiência com pacotes de conferências?