Pacchetti congressuali: una scelta sensata o rischiosa?

Stiamo preparando il lancio della nostra piattaforma per la prenotazione di eventi presso le cantine vinicole.

Quando registri la tua azienda vinicola per la prima volta, è necessario svolgere alcune operazioni, ma in seguito diventa più semplice:

Perché avere una sezione dedicata ai “pacchetti congressuali”?

Le cantine non sono hotel tradizionali per conferenze. Tuttavia, molte di esse servono da tempo il segmento degli eventi: matrimoni, feste aziendali, incentivi, workshop.

E questo ripaga due volte: la cantina riceve i ricavi dell'evento e spesso acquisisce nuovi clienti per il vino.

1. Il pacchetto conferenza – guida per le aziende

Le aziende vogliono sapere approssimativamente quali costi dovranno sostenere. Gli hotel congressuali dispongono di sale fisse, attrezzature audiovisive, cucine e servizi.

Le cantine sono diverse: l'atmosfera è fantastica, ma le camere sono individuali, il personale è flessibile e le attrezzature sono variabili.

In cambio, le cantine offrono qualcosa che gli hotel non possono offrire: 🍇 un ambiente straordinario 🍷 un fascino emotivo 🏞️ esperienze come degustazioni, visite guidate e passeggiate nei vigneti.

L'esempio più significativo di evento di squadra è quello offerto dalla Bodega Otazu in Navarra, Spagna, che apprezzo molto:

“Esperienza esclusiva ‘Private Cellar’: potrai collaborare alla creazione di un vino e acquistare una botte da 225 litri del vino ideato dal team. Al termine del periodo di invecchiamento, il vino verrà imbottigliato e spedito ai partecipanti. Riceverai 300 bottiglie uniche con un'etichetta disegnata da te.”

In breve:

Gli hotel sono fabbriche.

Le cantine sono studi degli artisti.

2. Le cantine dovrebbero pubblicare i prezzi dei pacchetti?

2.1 Fiducia e preselezione

Fornisci alle aziende interessate un'idea preliminare di ciò che possono aspettarsi in termini di prezzo. Ad esempio, potresti citare i prezzi dei pacchetti “classici” in modo che le persone possano vedere come differiscono dalle normali location per eventi, ovvero:

Pacchetto 1: € 59-89 a persona:

• Sala eventi
• Apparecchiature audiovisive (AV)
• 2 pause caffè
• Pranzo
• Bevande analcoliche
• Dotazione standard
• Wi-Fi

Ma poiché le sale possono variare notevolmente (sala da ballo, cantina a volta, ecc.), potresti voler escludere la sala eventi. La chiave qui è essere flessibili.

2.2 Dalla navigazione alla richiesta di informazioni

Grazie alla trasparenza dei prezzi, i responsabili della pianificazione aziendale possono valutare più rapidamente la compatibilità del budget e passare dalla navigazione alla richiesta di informazioni. Più richieste = maggiore conversione.

2.3 Segnalare professionalità e commerciabilità

Il prezzo indica che la struttura ha preparato dei pacchetti, calcolato i costi ed è pronta ad accogliere i clienti aziendali. Ciò soddisfa le aspettative degli organizzatori di eventi, abituati alle sale conferenze degli hotel con “pacchetti giornalieri per conferenze” pubblicizzati. Ciò sottolinea la professionalità.

2.4 Filtrare i lead non idonei

Specificando un prezzo minimo di partenza o “da X € per 30 persone”, la struttura può filtrare gli acquirenti il cui budget è nettamente inferiore a quello che la struttura può offrire. Ciò consente di risparmiare tempo.

3. Rischi legati alla pubblicazione di tariffe forfettarie

3.1 Perdita di flessibilità dei prezzi e segmentazione

Gli eventi aziendali variano spesso notevolmente a seconda delle dimensioni del gruppo, della durata, della stagione, dell'esclusività desiderata, del tipo di catering, della tecnologia richiesta e delle aspettative dell'azienda.

Se un'azienda vinicola espone pubblicamente un prezzo fisso per questo servizio, può sembrare che tutti gli eventi siano uguali. Ciò significa che l'azienda vinicola perde flessibilità: diventa più difficile rispondere a richieste di alta qualità, creare offerte personalizzate o vendere servizi aggiuntivi.

Inoltre, molti clienti aziendali si aspettano di poter negoziare. Un prezzo fisso e visibile può quindi scoraggiare potenziali clienti interessanti o addirittura creare false aspettative per budget più consistenti.

Per evitare questo effetto, un'azienda vinicola può invece lavorare con “prezzi di partenza”, fasce di prezzo o offerte di campioni non vincolanti, mantenendo così trasparenza e flessibilità.
3.2 Confronto tra prodotti e pressione sui margini

3.2 Confronto tra prodotti e pressione sui margini

Quando i prezzi sono indicati pubblicamente, i potenziali clienti spesso confrontano automaticamente le diverse location tra loro. Nel caso di location eccezionali nelle cantine vinicole, caratterizzate da terroir, atmosfera e una storia speciale, c'è quindi il rischio che l'offerta venga ridotta a una semplice cifra “prezzo a persona”, piuttosto che essere riconosciuta per la sua qualità speciale.

È interessante notare che gli studi sui pacchetti turistici dimostrano anche che una minore trasparenza dei singoli prezzi di un pacchetto può effettivamente aumentare l'intenzione di prenotare, perché i clienti si concentrano maggiormente sull'esperienza complessiva.

Anziché lasciarsi coinvolgere in una guerra dei prezzi, le cantine possono mettere in primo piano il proprio carattere e i propri punti di forza, presentando abilmente il proprio valore aggiunto affinché il prezzo non sia l'unico fattore determinante.

3.3 Attirare lead non idonei

I prezzi bassi visibili possono attrarre aziende con budget limitati e scarsa redditività (gruppi piccoli, spesa minima, costi operativi elevati con rendimenti bassi). La struttura potrebbe ricevere molte richieste da acquirenti che si concentrano sul costo piuttosto che sul valore complessivo, rendendo difficile la vendita di servizi aggiuntivi.

3.4 Riduzione del potere contrattuale e ancoraggio strategico

Negli eventi B2B, i prezzi e le trattative vanno di pari passo. Se un prezzo quotato diventa fisso, alcuni acquirenti potrebbero negoziare al ribasso o aspettarsi degli sconti. Nascondere il prezzo pubblico, o indicare “prezzo su richiesta”, può preservare il potere contrattuale e consentire alla sede di valutare il budget del cliente, personalizzare l'offerta e ottenere un valore maggiore.

4. Conclusione

Nel contesto B2B delle cantine vinicole, la decisione di pubblicare i prezzi dei pacchetti non è una semplice risposta sì o no, ma dipende in modo cruciale dalla standardizzazione rispetto alla personalizzazione, dalle aspettative degli acquirenti, dalla variabilità dei costi e dal posizionamento competitivo. La letteratura del settore dell'ospitalità e del turismo conferma che la trasparenza dei prezzi promuove la fiducia e riduce le perdite per attrito, ma sottolinea anche che, nel caso di offerte di pacchetti complessi, una minore trasparenza può aumentare l'intenzione di acquisto. (Vedi: https://www.frontiersin.org/journals/psychology/articles/10.3389/fpsyg.2022. 1053135/full)

Ecco perché abbiamo deciso di includere nella piattaforma la sezione “Pacchetti conferenze”.

Hai esperienza con i pacchetti per conferenze?