Forfaits conférence : judicieux ou risqués ?

Nous nous préparons à lancer notre plateforme de réservation d'événements dans les caves viticoles.

Lorsque vous enregistrez votre domaine viticole pour la première fois, cela demande (malheureusement) un peu de travail, mais ensuite, cela devient plus facile :

Pourquoi avoir une section “ forfait conférence ” ?

Les caves à vin ne sont pas des hôtels de conférence traditionnels. Néanmoins, beaucoup d'entre elles proposent depuis longtemps leurs services pour l'organisation d'événements : mariages, fêtes d'entreprise, incentives, ateliers.

Et cela rapporte doublement : la cave perçoit les recettes de l'événement et gagne souvent de nouveaux clients amateurs de vin.

1. Le dossier de la conférence – conseils aux entreprises

Les entreprises veulent connaître approximativement les coûts qu'elles devront supporter. Les hôtels de conférence disposent de salles fixes, d'équipements audiovisuels, de cuisines et de services.

Les caves sont différentes : l'ambiance est excellente, mais les chambres sont individuelles, le personnel est flexible et l'équipement est variable.

En contrepartie, les caves offrent quelque chose que les hôtels ne peuvent pas offrir : 🍇 un cadre extraordinaire 🍷 un attrait émotionnel 🏞️ des expériences telles que des dégustations, des visites guidées et des promenades dans les vignobles.

L'exemple ultime d'événement d'équipe est celui proposé par Bodega Otazu en Navarre, en Espagne, que j'apprécie beaucoup :

“ Expérience exclusive ‘ Cave privée ’ : vous pouvez collaborer à la création d'un vin et acheter un fût de 225 litres du vin conçu par l'équipe. À la fin de la période de vieillissement, le vin est mis en bouteille et expédié aux participants. Vous recevrez 300 bouteilles uniques avec une étiquette conçue par vos soins. ”

En bref :

Les hôtels sont usines.

Les caves sont ateliers d'artistes.

2. Les caves devraient-elles publier les prix des forfaits ?

2.1 Confiance et présélection

Vous donnez aux entreprises intéressées une idée préliminaire de ce à quoi elles peuvent s'attendre en termes de prix. Par exemple, vous pouvez indiquer les prix des forfaits “ classiques ” afin que les gens puissent voir en quoi ils diffèrent des lieux d'événements habituels, c'est-à-dire :

Forfait 1 : 59 à 89 € par personne :

• Salle de réception
• Équipement audiovisuel (AV)
• 2 pauses café
• Déjeuner
• Boissons non alcoolisées
• Équipement standard
• Wi-Fi

Mais comme les salles peuvent être très différentes les unes des autres (salle de bal, cave voûtée, etc.), vous préférerez peut-être ne pas mentionner la salle où se déroulera l'événement. L'important ici est de faire preuve de souplesse.

2.2 De la navigation à la demande de renseignements

Grâce à une tarification transparente, les planificateurs d'entreprise peuvent évaluer plus rapidement la compatibilité budgétaire et passer de la navigation à la demande de renseignements. Plus de demandes = conversion plus élevée.

2.3 Faire preuve de professionnalisme et d'aptitude à la commercialisation

Un prix indique que le lieu a élaboré des forfaits, calculé les coûts et est prêt à accueillir des clients professionnels. Cela répond aux attentes des organisateurs d'événements habitués aux salles de conférence dans les hôtels proposant des “ forfaits journée conférence ” publiés. Cela souligne le professionnalisme.

2.4 Filtrer les prospects inappropriés

En précisant un prix minimum de départ ou “ à partir de X € pour 30 personnes ”, le lieu peut filtrer les acheteurs dont le budget est bien inférieur à ce qu'il peut offrir. Cela permet de gagner du temps.

3. Risques liés à la publication de tarifs forfaitaires

3.1 Perte de flexibilité des prix et segmentation

Les événements professionnels varient souvent considérablement en fonction de la taille du groupe, de la durée, de la saison, du degré d'exclusivité souhaité, du type de restauration, de la technologie requise et des attentes de l'entreprise.

Si un domaine viticole affiche publiquement un prix forfaitaire fixe pour cela, cela peut rapidement donner l'impression que tous les événements sont identiques. Le domaine viticole perd alors en flexibilité : il devient plus difficile de répondre à des demandes de haute qualité, de créer des offres personnalisées ou de vendre des services supplémentaires.

De plus, de nombreux clients professionnels s'attendent à pouvoir négocier. Un prix fixe et visible peut donc dissuader de bons prospects ou même créer de fausses attentes pour des budgets plus importants.

Pour éviter cet effet, une cave peut plutôt travailler avec des “ prix de départ ”, des fourchettes de prix ou des offres d'échantillons non contraignantes, ce qui permet de maintenir la transparence et la flexibilité.
3.2 Comparaison des produits et pression sur les marges

3.2 Comparaison des produits et pression sur les marges

Lorsque les prix sont affichés publiquement, les clients potentiels comparent souvent automatiquement les différents lieux entre eux. Dans le cas de lieux exceptionnels dans des caves viticoles – caractérisés par leur terroir, leur atmosphère et leur histoire particulière –, il existe alors un risque que l'offre soit réduite à un simple “ prix par personne ”, plutôt que d'être reconnue pour sa qualité particulière.

Il est intéressant de noter que les études sur les forfaits montrent également qu'une moindre transparence des prix individuels d'un forfait peut en réalité augmenter l'intention de réserver, car les clients se concentrent davantage sur l'expérience globale.

Au lieu de se laisser entraîner dans une guerre des prix, les caves peuvent mettre en avant leur caractère et leurs arguments de vente uniques, et faire en sorte que le prix ne soit pas le seul facteur déterminant, en présentant habilement leur valeur ajoutée.

3.3 Attirer des prospects inadaptés

Les prix bas visibles peuvent attirer des entreprises aux budgets limités qui sont à peine rentables (petits groupes, dépenses minimales, coûts d'exploitation élevés et faibles rendements). Le lieu peut recevoir de nombreuses demandes de la part d'acheteurs qui se concentrent sur le coût plutôt que sur la valeur globale, ce qui rend difficile la vente de services supplémentaires.

3.4 Réduction du pouvoir de négociation et ancrage stratégique

Dans les événements B2B, la tarification et la négociation vont de pair. Si un prix proposé devient fixe, certains acheteurs peuvent négocier à la baisse ou s'attendre à des remises. Cacher le prix public, ou indiquer “ prix sur demande ”, permet de conserver un pouvoir de négociation et permet au lieu d'explorer le budget du client, d'adapter l'offre et d'obtenir une meilleure valeur.

4. Conclusion

Dans le contexte B2B des établissements viticoles, la décision de publier les prix des forfaits n'est pas une simple question de oui ou non, mais dépend essentiellement de la standardisation par rapport à la personnalisation, des attentes des acheteurs, de la variabilité des coûts et du positionnement concurrentiel. La littérature du secteur de l'hôtellerie et du tourisme confirme que la transparence des prix favorise la confiance et réduit les pertes dues aux frictions, mais souligne également que dans le cas d'offres forfaitaires complexes, une moindre transparence peut augmenter l'intention d'achat. (Voir : https://www.frontiersin.org/journals/psychology/articles/10.3389/fpsyg.2022. 1053135/full)

C'est pourquoi nous avons décidé d'inclure la section “ Forfaits conférence ” dans la plateforme.

Avez-vous déjà utilisé des forfaits conférence ?