Tagungspauschale – sinnvoll oder riskant?

Wir bereiten uns auf die Veröffentlichung unserer Plattform für Event-Buchungen bei Weingütern vor.

Beim erstmaligen Eintrag Ihres Weinguts gibt es (leider) ein wenig Arbeit, aber dann wird’s leichter:

Warum überhaupt eine Rubrik „Tagungspauschale“?

Weingüter sind keine klassischen Tagungshotels. Trotzdem bedienen viele von ihnen längst das Event-Segment: Hochzeiten, Firmenfeiern, Incentives, Workshops.

Und das zahlt sich doppelt aus: Das Weingut erzielt Einnahmen aus der Veranstaltung und gewinnt oft neue Weinkunden hinzu.

1. Die Tagungspauschale – Orientierung für Firmen

Unternehmen wollen wissen, welche Kosten ungefähr auf sie zukommen.
Tagungshotels haben fix definierte Räume, AV-Ausstattung, Küche und Service.

Weingüter sind anders: Die Atmosphäre ist großartig, aber die Räume sind individuell, das Personal ist flexibel und die Ausstattung ist variabel.

Im Gegenzug bieten Weingüter etwas, was Hotels nicht bieten können: 🍇 eine außergewöhnliche Kulisse 🍷 emotionale Anziehungskraft 🏞️ Erlebnisse wie Verkostungen, Führungen und Spaziergänge durch die Weinberge.

Das beste Beispiel für eine Teamveranstaltung ist das Angebot der Bodega Otazu in Navarra, Spanien, das ich sehr schätze:

“Exklusives ‘Private Cellar’-Erlebnis: Sie können an der Kreation eines Weins mitwirken und ein 225-Liter-Fass des vom Team entworfenen Weins erwerben. Am Ende der Reifezeit wird der Wein in Flaschen abgefüllt und an die Teilnehmer versandt. Sie erhalten 300 einzigartige Flaschen mit einem von Ihnen entworfenen Etikett.”

Kurz gesagt:

Hotels sind Fabriken.

Weingüter sind Künstlerateliers.

2. Sollten Weingüter Paketpreise veröffentlichen?

2.1 Vertrauen & Vorselektion

Sie geben interessierten Firmen eine Vorab-Orientierung, was auf preislich sie zukommen könnte. Sie könnten zum Beispiel «klassische» Paketpreise nennen, damit man zunächst sieht, wie sich diese gegenüber üblichen Event-Locations unterscheiden, also:

Pauschale 1: 59-89 € pro Person:

• Veranstaltungsraum
• Audiovisuelle Geräte (AV)
• 2 Kaffeepausen
• Mittagessen
• Alkoholfreie Getränke
• Standardausstattung
• WLAN

Da die Räume jedoch sehr unterschiedlich sein können (Ballsaal, Gewölbekeller usw.), sollten Sie den Veranstaltungsraum vielleicht weglassen. Der Schlüssel zum Erfolg ist hier Flexibilität.

2.2 Vom Stöbern zur Anfrage

Dank transparenter Preisgestaltung können Unternehmensplaner die Budgetkompatibilität schneller beurteilen und vom Stöbern zur Anfrage übergehen. Mehr Anfragen = höhere Konversionsrate.

2.3 Professionalität und Marktfähigkeit signalisieren

Ein Preis zeigt, dass der Veranstaltungsort Pakete zusammengestellt, die Kosten berechnet hat und für Firmenkunden bereit ist. Dies entspricht den Erwartungen von Veranstaltungsplanern, die an Konferenzräume in Hotels mit veröffentlichten “Konferenztagespaketen” gewöhnt sind. Es unterstreicht die Professionalität.

2.4 Ungeeignete Leads herausfiltern

Durch die Angabe eines Mindeststartpreises oder “ab X € für 30 Personen” kann der Veranstaltungsort Käufer herausfiltern, deren Budgets deutlich unter dem liegen, was der Veranstaltungsort anbieten kann. Das spart Zeit.

3. Risiken bei der Veröffentlichung von Pauschalpreisen

3.1 Verlust der Preisflexibilität und Segmentierung

Geschäftliche Veranstaltungen variieren oft stark je nach Gruppengröße, Dauer, Saison, gewünschter Exklusivität, Art der Verpflegung, erforderlicher Technik und Erwartungen des Unternehmens.

Wenn ein Weingut dafür öffentlich einen festen Paketpreis angibt, kann schnell der Eindruck entstehen, dass alle Veranstaltungen gleich sind. Dadurch verliert das Weingut an Flexibilität: Es wird schwieriger, auf hochwertige Anfragen zu reagieren, individuelle Angebote zu erstellen oder zusätzliche Dienstleistungen zu verkaufen.

Darüber hinaus erwarten viele Firmenkunden die Möglichkeit zu verhandeln. Ein fester, sichtbarer Preis kann daher gute Leads abschrecken oder sogar falsche Erwartungen für größere Budgets wecken.

Um diesen Effekt zu vermeiden, kann ein Weingut stattdessen mit “Startpreisen”, Preisspannen oder unverbindlichen Musterangeboten arbeiten – dies gewährleistet Transparenz und Flexibilität.
3.2 Vergleich von Produkten und Margendruck

3.2 Vergleich von Produkten und Margendruck

Wenn Preise öffentlich angegeben werden, vergleichen potenzielle Kunden oft automatisch die verschiedenen Veranstaltungsorte miteinander. Bei außergewöhnlichen Veranstaltungsorten in Weingütern – die sich durch Terroir, Atmosphäre und eine besondere Geschichte auszeichnen – besteht dann die Gefahr, dass das Angebot auf einen einfachen “Preis pro Person” reduziert wird, anstatt dass seine besondere Qualität anerkannt wird.

Interessanterweise zeigen Studien zu Pauschalangeboten auch, dass eine geringere Transparenz der Einzelpreise eines Pakets die Buchungsabsicht sogar erhöhen kann, da sich die Kunden stärker auf das Gesamterlebnis konzentrieren.

Anstatt sich auf einen Preiskampf einzulassen, können Weingüter sicherstellen, dass ihr Charakter und ihre Alleinstellungsmerkmale im Vordergrund stehen und der Preis nicht der einzige entscheidende Faktor ist, indem sie ihren Mehrwert geschickt präsentieren.

3.3 Anziehen ungeeigneter Leads

Sichtbar niedrige Preise können Unternehmen mit begrenztem Budget anziehen, die kaum rentabel sind (kleine Gruppen, minimale Ausgaben, hohe Betriebskosten bei geringen Erträgen). Der Veranstaltungsort erhält möglicherweise viele Anfragen von Käufern, die sich eher auf die Kosten als auf den Gesamtwert konzentrieren, was den Verkauf zusätzlicher Dienstleistungen erschwert.

3.4 Geringere Verhandlungsmacht und strategische Verankerung

Bei B2B-Veranstaltungen gehen Preisgestaltung und Verhandlungen Hand in Hand. Wenn ein angebotener Preis festgeschrieben wird, könnten einige Käufer nach unten verhandeln oder Rabatte erwarten. Durch das Verbergen des öffentlichen Preises – oder die Angabe “Preis auf Anfrage” – kann die Verhandlungsmacht erhalten bleiben und der Veranstaltungsort kann das Budget des Kunden erkunden, das Angebot maßschneidern und einen höheren Wert erzielen.

4. Schlussfolgerung

Im B2B-Kontext von Weingütern ist die Entscheidung, Paketpreise zu veröffentlichen, keine einfache Ja-oder-Nein-Frage, sondern hängt entscheidend von Standardisierung vs. Individualisierung, Käufererwartungen, Kostenvariabilität und Wettbewerbspositionierung ab. Die Literatur aus dem Gastgewerbe und Tourismussektor bestätigt, dass Preistransparenz Vertrauen fördert und Reibungsverluste reduziert, weist aber auch darauf hin, dass bei komplexen Paketangeboten eine geringere Transparenz die Kaufabsicht erhöhen kann. (Siehe: https://www.frontiersin.org/journals/psychology/articles/10.3389/fpsyg.2022. 1053135/full)

Aus diesem Grund haben wir uns entschlossen, den Bereich “Konferenzpakete” in die Plattform aufzunehmen.

Haben Sie Erfahrung mit Konferenzpaketen?